Veranstaltungen & VerbändePlattform

DSGVO-Formulare für Eventanmeldung

3.000 Formulare nahtlos während der Anmeldephase verarbeitet

Projekt auf einen Blick

3.000 Formulare
3 Monate Anmeldephase
Nahtlos Integration
100% DSGVO-konform

Die Herausforderung

Der Veranstalter einer jährlichen Großveranstaltung sah sich mit einem wachsenden administrativen Problem konfrontiert: Über eine dreimonatige Anmeldephase hinweg mussten kontinuierlich DSGVO-konforme Einwilligungsformulare von allen Teilnehmern erfasst und verarbeitet werden. Die Formulare enthielten komplexe Batch-Zuordnungen für verschiedene Freigaben (Foto, Film, Presse), die manuell identifiziert und in die bestehende Eventdatenbank integriert werden mussten. Mit steigender Teilnehmerzahl wuchs der administrative Aufwand exponentiell – das Team versank förmlich in Papierbergen und verlor wertvolle Zeit, die für die eigentliche Eventplanung benötigt wurde.

Die Herausforderungen im Detail

  • Anmeldephase über 3 Monate mit kontinuierlichem Formulareingang
  • Formulare enthalten Batch-Zuordnungen für Foto-/Film-/Pressefreigaben
  • Gesamtes Team musste unter Zeitdruck Formulare manuell sichten
  • Daten mussten DSGVO-konform und fehlerfrei in bestehende Datenbank
  • Steigende Formularanzahl erhöhte administrativen Aufwand exponentiell

Die Lösung

formalogix implementierte einen vollautomatisierten Workflow:

1

Automatisierte KI-Analyse mit Human-in-the-Loop für kritische Felder

2

Direkte Datenbankintegration via API

3

Automatische Batch-Zuordnung basierend auf Freigaben

4

Skalierbare Verarbeitung während gesamter Anmeldephase

Ergebnisse

  • Alle 3.000 Formulare während Anmeldephase nahtlos verarbeitet
  • Vollständig strukturierte Daten für Event-Logistik
  • Automatische Batch-Zuordnung funktionierte fehlerfrei
  • Hohe Datenqualität und DSGVO-Konformität garantiert
  • Team-Ressourcen für andere Aufgaben freigesetzt
  • Stressfreie Abwicklung trotz Zeitdruck
Die nahtlose Integration während der laufenden Anmeldephase hat uns enorm entlastet. Wir konnten uns auf die Eventplanung konzentrieren, während formalogix die Formulare im Hintergrund verarbeitete.

Eventmanager, Großveranstaltung

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